Bán Dịch Vụ Automation Cho Agency/Freelancer: Hướng Dẫn Định Giá, Tìm Khách Hàng Và Quản Lý Dự Án

Tóm tắt nội dung chính
– Mô hình kinh doanh: Agency & Freelancer cung cấp dịch vụ Automation.
– Định giá: Cách tính giá dự án dựa trên thời gian, giá trị kinh tế và rủi ro.
– Tìm khách: Kênh inbound & outbound, cách xây dựng portfolio thực tế.
– Quản lý dự án: Quy trình chuẩn, công cụ hỗ trợ, KPI đo lường.
– Scale: Khi tăng khối lượng, cách chuẩn hoá quy trình, tuyển nhân lực và tự động hoá nội bộ.
– Chi phí & ROI: Bảng tính chi phí thực tế, công thức ROI, ví dụ thực tế.
– Câu chuyện thực: 3 trường hợp “lỗi, tiền, khách” minh hoạ các bước trên.

1. Vấn đề thật mà mình và khách hay gặp mỗi ngày

⚠️ Best Practice: Trước khi ký hợp đồng, luôn yêu cầu khách cung cấp Bản mô tả quy trình (Process Map) và Mục tiêu KPI.

2. Giải pháp tổng quan (text art)

   +-------------------+        +-------------------+
   |  Khách (Yêu cầu)  | -----> |  Phân tích & Map  |
   +-------------------+        +-------------------+
               |                         |
               v                         v
   +-------------------+        +-------------------+
   |  Định giá (ROI)   | -----> |  Đề xuất giải pháp|
   +-------------------+        +-------------------+
               |                         |
               v                         v
   +-------------------+        +-------------------+
   |  Ký hợp đồng      | -----> |  Triển khai (Automation) |
   +-------------------+        +-------------------+
               |                         |
               v                         v
   +-------------------+        +-------------------+
   |  Kiểm thử & bàn giao | <-- |  Theo dõi KPI & Scale |
   +-------------------+        +-------------------+

3. Hướng dẫn chi tiết từng bước

Bước 1: Thu thập yêu cầu & Map quy trình hiện tại

1. Interview: 2 buổi, mỗi buổi 1‑2 giờ, ghi âm và ghi chú.
2. Thu thập tài liệu: SOP, Excel, email flow.
3. Vẽ Process Map: dùng Lucidchart hoặc draw.io, xuất PNG.

Bước 2: Đánh giá giá trị kinh tế & tính ROI

Giải thích: Total_Benefits là lợi nhuận tăng thêm hoặc chi phí giảm được sau khi tự động hoá; Investment_Cost là chi phí dự án (nhân công, công cụ, duy trì).

Bước 3: Định giá dự án

• Giờ công việc (Hourly Rate): 1.200.000 VND/giờ (đối với freelancer) hoặc 1.500.000 VND/giờ (agency).
• Thời gian ước tính: 80 giờ → 96 000.000 VND (freelancer).
• Giá trị gia tăng (Value Add): Nếu ROI > 150 % → có thể tăng 20 % giá.

Bước 4: Đề xuất giải pháp & ký hợp đồng

• Proposal: 3‑4 trang, bao gồm Process Map, ROI, Timeline, Milestones.
• Hợp đồng: 30 % thanh toán trước, 40 % sau khi hoàn thành Phase 1, 30 % khi bàn giao.

Bước 5: Triển khai Automation

• Công cụ: UiPath, Power Automate, Zapier (tùy dự án).
• Môi trường dev: Docker + GitLab CI để version control.

# Example: simple Power Automate flow (pseudo code)
Trigger: When a new email arrives in Inbox
Condition: Subject contains "Order"
Action:
  - Parse attachment (Excel)
  - Insert rows into SQL Server
  - Send confirmation email

Bước 6: Kiểm thử, bàn giao & theo dõi KPI

• UAT: 2 ngày, khách kiểm tra 5 kịch bản.
• Bàn giao: Tài liệu, source code, credentials.
• Theo dõi KPI: Thời gian xử lý giảm, lỗi giảm 90 %.

4. Template quy trình tham khảo

5. Những lỗi phổ biến & cách sửa

⚠️ Lưu ý quan trọng: Mọi script đều phải log ít nhất 3 mức (Info, Warning, Error) để dễ dàng debug khi lỗi phát sinh.

6. Khi muốn scale lớn thì làm sao

1. Chuẩn hoá quy trình: Đưa mọi flow vào template repository (Git).
2. Tự động hoá CI/CD: Mỗi commit trigger build & test trên GitLab CI.
3. Micro‑service: Tách các bot thành service riêng, giao tiếp qua REST API.
4. Hiring:
   • Junior RPA Developer: 30 % chi phí so với senior, chịu trách nhiệm viết bot đơn giản.
   • RPA Architect: 20 % chi phí, thiết kế kiến trúc, tối ưu hoá.
5. Giám sát: Dùng Prometheus + Grafana để theo dõi latency, error rate.

Công thức tính chi phí scale

Giải thích: Dev_Cost = lương dev × số tháng, Infra_Cost = server, license, Ops_Cost = monitoring, support. Margin thường là 20‑30 % để bảo vệ lợi nhuận.

7. Chi phí thực tế

⚡ Tip: Nếu khách đồng ý dùng Power Automate (plan 100 flows), chi phí license giảm còn 30 triệu cho cùng quy mô.

8. Số liệu trước – sau

🛡️ Bảo mật: Sau khi chuyển sang Azure Key Vault, không còn incident rò rỉ credential trong 12 tháng.

9. FAQ hay gặp nhất

Q1: Dự án automation có cần phải có IT trong công ty không?
A: Không bắt buộc. Bạn chỉ cần người hiểu quy trình kinh doanh và một người có kỹ năng lập trình/robotic process automation.

Q2: Làm sao để tính ROI một cách tin cậy?
A: Xác định Total_Benefits dựa trên giảm thời gian, giảm lỗi và tăng doanh thu. Đối chiếu với Investment_Cost (nhân công + license). Sử dụng công thức trên.

Q3: Nếu khách thay đổi yêu cầu giữa chừng, phí có tăng không?
A: Có. Thông thường Change Request sẽ tính thêm 15 % chi phí gốc cho mỗi thay đổi lớn (>20 % scope).

Q4: Tôi có thể tự host bot trên server riêng không?
A: Có, nhưng cần đảm bảo Docker + Kubernetes để dễ scale và TLS cho bảo mật.

Q5: Công cụ nào phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
A: Power Automate (điều kiện: Office 365) hoặc Zapier (giá rẻ, không cần code).

10. Giờ tới lượt bạn

• Bước 1: Thu thập ít nhất 1 quy trình kinh doanh hiện tại và vẽ sơ đồ (có thể dùng draw.io).
• Bước 2: Tính ROI sơ bộ bằng công thức trên, quyết định có nên tự động hoá hay không.
• Bước 3: Liên hệ một freelancer/agency (có portfolio thực tế) để nhận báo giá chi tiết.
• Bước 4: Đàm phán hợp đồng, đảm bảo có Milestones và KPIs rõ ràng.
• Bước 5: Khi dự án hoàn thành, đo lại KPI và tính ROI thực tế – đây là bằng chứng để mở rộng quy mô.

Nếu anh em đang cần giải pháp trên, thử ngó qua con Serimi App xem, mình thấy API bên đó khá ổn cho việc scale. Hoặc liên hệ mình để được trao đổi nhanh hơn nhé.