ERP cho chuỗi cửa hàng bán lẻ 2025: Haravan, KiotViet hay Sapo – Chọn sai là “bay màu” ngay!

Trời ơi, ngồi đây nhâm nhi ly cà phê, nhìn ra ngoài đường xe cộ tấp nập, mình lại nhớ cái thời mới chân ướt chân ráo vào nghề lập trình, cứ nghĩ làm sao cho phần mềm chạy mượt là xong. Ai dè, làm cho mấy anh chị em chủ doanh nghiệp, đặc biệt là mấy anh chị đang gồng gánh cái chuỗi cửa hàng bán lẻ, mới thấy cái đau nó nó nó… nó sâu lắm các bạn ạ.

Cách đây mấy năm, mình có làm cho một công ty may mặc, quy mô cũng kha khá, tầm 220 người, nhà xưởng ở Tân Uyên, Bình Dương. Họ có mấy chục cửa hàng bán lẻ khắp các tỉnh miền Nam. Lúc đầu, họ dùng mấy cái phần mềm rời rạc, cái quản lý bán hàng, cái quản lý kho, cái kế toán… mỗi cái một kiểu, dữ liệu thì “ông nào làm ông nấy biết”. Cứ cuối tháng là cả phòng kế toán với phòng bán hàng “đánh nhau” vì số liệu không khớp. Hàng tồn kho thì lúc âm, lúc dương ảo tung chảo. Mình nhớ có lần, sếp tổng gọi điện hỏi sao báo cáo doanh thu tháng này lại “lệch pha” với báo cáo bán hàng đến cả trăm triệu. Trời ơi, cả đội ngồi mò mẫm cả tuần trời, cuối cùng phát hiện ra là do mấy cái file Excel nhập tay nó bị lỗi công thức. Đó là cái đau đầu tiên mà 80% doanh nghiệp Việt mình đang gặp phải: hệ thống rời rạc, thiếu kết nối, dữ liệu “loạn xà ngầu”.

Rồi cái đợt dịch Covid vừa rồi, bao nhiêu doanh nghiệp lao đao. Có mấy anh chị khách hàng của mình, chuỗi cửa hàng thực phẩm sạch, lúc đó mới tá hỏa nhận ra là mình không biết chính xác cửa hàng nào đang bán chạy món gì, món nào sắp hết hạn, món nào đang bị tồn đọng nhiều. Thế là cứ nhập hàng đại trà, rồi lại phải xả hàng lỗ vốn. Cái đau thứ hai: thiếu tầm nhìn tổng thể, không ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Chính vì những cái “đau xương đau tủy” đó, mình mới quyết định hôm nay ngồi đây, với anh chị em chủ doanh nghiệp, mình sẽ “mổ xẻ” thẳng thắn về mấy cái giải pháp ERP cho chuỗi cửa hàng bán lẻ. Đặc biệt là trong giai đoạn 2025-2026, khi mà cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công nghệ thay đổi chóng mặt. Mình sẽ không nói mấy lời quảng cáo sáo rỗng đâu, mà sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế, những cái mình đã trải qua, những cái “xương máu” mà mình thấy nhiều anh chị em đã phải trả giá.

Hôm nay, mình sẽ tập trung vào 3 cái tên mà mình thấy đang được nhắc đến nhiều nhất trên thị trường Việt Nam: Haravan, KiotViet, và Sapo. Liệu cái nào sẽ là “người hùng” cho chuỗi cửa hàng của các bạn trong tương lai gần? Hay chỉ là “cơn sốt” nhất thời?

1. Haravan, KiotViet, Sapo – Họ là ai và tại sao lại hot đến vậy?

Nói thật, ba cái tên này giờ mà không biết thì hơi lạ đấy. Họ đều là những cái tên nổi bật trong lĩnh vực phần mềm quản lý bán hàng và giải pháp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Nhưng để gọi là ERP “đầy đủ” theo nghĩa truyền thống thì… nó còn là một câu chuyện dài.

Haravan: Từ sàn TMĐT đến hệ sinh thái bán lẻ đa kênh

Haravan ban đầu mạnh về các giải pháp cho bán hàng online, xây dựng website, tích hợp sàn thương mại điện tử (TMĐT). Nhưng rồi họ nhận ra, bán hàng online thôi chưa đủ, anh em chủ cửa hàng còn phải quản lý cả cửa hàng vật lý, quản lý kho, quản lý khách hàng, kế toán nữa. Thế là họ bắt đầu mở rộng.

Mình thấy Haravan có cái hay là họ xây dựng một hệ sinh thái khá rộng. Bạn có thể bán hàng trên website tự xây, trên Facebook, trên Shopee, Lazada, Tiki… rồi tất cả đơn hàng đó đổ về một chỗ để quản lý. Cái này thì tiện, đỡ phải nhảy qua nhảy lại giữa các nền tảng. Họ cũng có cái gọi là “Omnichannel” – bán hàng đa kênh, tức là khách hàng vào cửa hàng mua, hay đặt online, đều được quản lý tập trung.

KiotViet: Phổ biến, dễ dùng, giá mềm

KiotViet thì có lẽ là cái tên mà mình thấy xuất hiện ở nhiều cửa hàng nhỏ lẻ nhất. Lý do? Dễ dùng, giao diện thân thiện, và quan trọng là chi phí ban đầu khá “dễ thở”. Cái này mình thấy rất phù hợp với những anh chị em mới bắt đầu kinh doanh hoặc quy mô còn nhỏ, chưa có đội ngũ IT chuyên nghiệp.

Họ tập trung vào các tính năng cốt lõi như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý khách hàng, thu ngân. Cái hay của KiotViet là họ có cái gọi là “bản dùng thử miễn phí” khá lâu, cho phép anh chị em trải nghiệm trước khi quyết định. Cái này thì tốt, đỡ rủi ro.

Sapo: Mạnh về bán hàng, có cả POS và web

Sapo cũng là một đối thủ đáng gờm. Họ cũng đi theo hướng đa kênh, có cả giải pháp bán hàng tại cửa hàng (POS) lẫn xây dựng website bán hàng. Mình thấy Sapo có vẻ đầu tư khá nhiều vào mảng bán hàng online, với các công cụ hỗ trợ marketing, quảng cáo.

Họ cũng có cái gọi là “Sapo POS” cho cửa hàng vật lý, “Sapo Web” để xây dựng website, và “Sapo Order” cho việc nhận đơn hàng. Cái này thì cho phép anh chị em lựa chọn gói phù hợp với nhu cầu.

2. Đâu là “cơn đau” thật sự khi chọn ERP cho chuỗi bán lẻ 2025?

Nói thẳng ra, ba ông này đều có những điểm mạnh riêng. Nhưng khi áp dụng cho một chuỗi cửa hàng bán lẻ – tức là không phải một cửa hàng đơn lẻ, mà là nhiều điểm bán, có thể ở nhiều địa điểm khác nhau, có thể có nhiều kho hàng, và quan trọng là cần sự đồng bộ, nhất quán – thì cái bài toán nó phức tạp hơn nhiều.

Bạn có đang bị tình trạng này hành chưa?

• Dữ liệu phân tán: Mỗi cửa hàng một cái máy tính, một phần mềm, hoặc thậm chí là… Excel. Cần xem tổng tồn kho toàn chuỗi là “bó tay”.
• Quản lý kho “mù”: Không biết món nào bán chạy ở đâu, món nào sắp hết hạn ở cửa hàng nào, món nào đang bị tồn đọng nhiều nhất. Dẫn đến tình trạng thiếu hàng ở chỗ này, thừa hàng ở chỗ kia.
• Bán hàng đa kênh nhưng “loạn”: Đặt online thì giao hàng chậm, khách gọi điện hỏi đơn thì nhân viên không tra được. Đặt trên Shopee, Facebook, cửa hàng vật lý… mỗi kênh một kiểu báo cáo.
• Khó khăn trong việc ra quyết định: Không có báo cáo tổng hợp, không có phân tích xu hướng, không biết nên nhập hàng gì, nên chạy chương trình khuyến mãi gì.
• Chi phí ẩn: Ban đầu thì thấy rẻ, nhưng khi mở rộng, thêm tính năng, thêm người dùng, chi phí nó cứ “nhảy múa” không kiểm soát.

Mình thấy, cái sai lầm lớn nhất mà nhiều anh chị em chủ doanh nghiệp hay mắc phải là cứ nghĩ phần mềm quản lý bán hàng (POS) là đủ cho một chuỗi cửa hàng. Trời ơi, POS nó chỉ giải quyết được cái phần bán hàng tại quầy thôi. Còn cái cốt lõi của một chuỗi là sự kết nối, đồng bộ, và khả năng quản lý tập trung. Đó mới là lúc các bạn cần đến một hệ thống có chiều sâu hơn, một cái gọi là ERP (Enterprise Resource Planning) – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

3. Bóc trần ưu nhược điểm: Haravan, KiotViet, Sapo – Cái nào “hợp cạ” với chuỗi bán lẻ?

Bây giờ, mình sẽ đi vào chi tiết hơn, bóc tách từng em một, không nể nang gì đâu nhé. Cái này là kinh nghiệm xương máu mình đúc kết được đấy.

Haravan:

Ưu điểm:

• Hệ sinh thái đa kênh mạnh: Cái này thì khỏi bàn. Nếu bạn đang bán hàng trên nhiều kênh online và muốn gom về một mối thì Haravan làm khá tốt.
• Tích hợp tốt với các sàn TMĐT: Shopee, Lazada, Tiki… họ có module tích hợp sẵn, đỡ mất công code tay.
• Có các tính năng marketing đi kèm: Giúp bạn chạy quảng cáo, email marketing, SMS marketing…

Nhược điểm (và đây là cái quan trọng này):

• Chưa thực sự là ERP “đúng nghĩa” cho chuỗi: Mặc dù họ có các tính năng quản lý kho, quản lý đơn hàng, nhưng cái chiều sâu về quản lý tài chính, kế toán, sản xuất (nếu có), hay quản lý nhân sự tập trung cho cả một chuỗi thì nó còn hạn chế.
• Chi phí có thể tăng nhanh khi mở rộng: Ban đầu có thể thấy hợp lý, nhưng khi bạn cần thêm tính năng, thêm người dùng, thêm chi nhánh, chi phí có thể “đội” lên khá nhanh. Mình từng thấy một hợp đồng ban đầu là 187 triệu, nhưng đến năm thứ 2, khi họ mở thêm 5 cửa hàng nữa và cần thêm tính năng báo cáo quản trị nâng cao, chi phí nhảy lên 248 triệu. Cái này là do họ tính theo module, theo người dùng, theo số chi nhánh.
• Đội ngũ triển khai: Nói thật, đôi khi đội ngũ triển khai của các bên này không phải lúc nào cũng là chuyên gia ERP sâu sắc. Họ có thể là chuyên gia về phần mềm của họ, nhưng để hiểu sâu về nghiệp vụ bán lẻ, về chuỗi, về tài chính của bạn thì cần thời gian và kinh nghiệm. Hồi đó mình từng chứng kiến một dự án Haravan triển khai cho một chuỗi thời trang, kéo dài tới 11 tháng thay vì 6 tháng dự kiến, chỉ vì đội ngũ triển khai không nắm bắt kịp nghiệp vụ phức tạp của khách hàng.
• Khóa dữ liệu: Cái này là một nhược điểm chung của nhiều nền tảng SaaS (Software as a Service). Nếu bạn muốn chuyển đổi sang hệ thống khác sau này, việc lấy lại toàn bộ dữ liệu gốc, sạch sẽ, có cấu trúc để nhập vào hệ thống mới có thể gặp khó khăn.

KiotViet:

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện: Cái này thì quá rõ. Ai mới dùng cũng có thể làm quen nhanh.
• Chi phí ban đầu thấp: Phù hợp với ngân sách eo hẹp.
• Nhiều tính năng cơ bản: Quản lý bán hàng, kho, khách hàng, thu ngân… đủ cho một cửa hàng nhỏ.

Nhược điểm (và đây là cái “chết người” cho chuỗi lớn):

• Không phải là ERP: KiotViet chủ yếu là phần mềm quản lý bán hàng (POS). Nó không có chiều sâu về quản lý tài chính, kế toán tổng hợp, quản lý sản xuất, quản lý dự án, hay các quy trình nghiệp vụ phức tạp của một doanh nghiệp lớn.
• Khả năng mở rộng hạn chế cho chuỗi: Mặc dù họ có thể quản lý nhiều chi nhánh, nhưng cái sự đồng bộ, báo cáo tổng hợp, phân tích chuyên sâu cho cả một chuỗi lớn thì mình thấy nó còn khá sơ khai. Ví dụ, bạn muốn xem báo cáo lợi nhuận gộp theo từng sản phẩm trên toàn chuỗi, phân tích hiệu quả của từng cửa hàng, hay quản lý tập trung các chương trình khuyến mãi phức tạp… thì KiotViet sẽ gặp khó khăn.
• Báo cáo còn đơn giản: Các báo cáo của KiotViet thường ở mức cơ bản, khó tùy chỉnh sâu theo yêu cầu quản trị đặc thù của doanh nghiệp. Mình từng làm việc với một doanh nghiệp phân phối thực phẩm với khoảng 180 nhân sự gần ICD Phước Long, họ dùng KiotViet cho các cửa hàng nhỏ lẻ. Đến khi cần báo cáo chi tiết về hạn sử dụng của từng lô hàng, hay phân tích doanh thu theo từng kênh phân phối (sỉ, lẻ, online), họ phải xuất ra Excel rồi làm thủ công rất mất thời gian.
• Chi phí ẩn khi cần tính năng nâng cao: Ban đầu thì rẻ, nhưng nếu bạn muốn tích hợp thêm các module khác, hoặc cần các tính năng chuyên sâu hơn, chi phí có thể tăng lên.

Sapo:

Ưu điểm:

• Đa dạng gói giải pháp: Có Sapo POS, Sapo Web, Sapo Order… cho phép bạn lựa chọn.
• Mạnh về bán hàng online: Các công cụ hỗ trợ bán hàng, marketing khá tốt.
• Giao diện tương đối dễ dùng: Tương tự KiotViet, Sapo cũng cố gắng làm cho sản phẩm của mình thân thiện với người dùng.

Nhược điểm (cũng tương tự như hai em kia khi xét về ERP cho chuỗi):

• Vẫn thiên về quản lý bán hàng: Mặc dù có nhiều module, nhưng cái cốt lõi của một hệ thống ERP – tức là tích hợp toàn bộ các bộ phận của doanh nghiệp từ tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng… – thì Sapo vẫn còn khoảng cách.
• Khả năng tùy chỉnh cho chuỗi lớn: Khi bạn có một chuỗi cửa hàng với quy mô lớn, nghiệp vụ phức tạp, Sapo có thể gặp khó khăn trong việc tùy chỉnh để đáp ứng hết các yêu cầu. Mình thấy Sapo mạnh ở việc bán cho các cửa hàng đơn lẻ hoặc chuỗi nhỏ, chứ với chuỗi lớn có nhiều chi nhánh, nhiều kho, nhiều cấp quản lý, thì nó sẽ bộc lộ điểm yếu.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Nếu bạn đang dùng một phần mềm kế toán riêng, hay một hệ thống quản lý kho khác, việc tích hợp với Sapo có thể không mượt mà và tốn kém chi phí.
• Vấn đề về báo cáo quản trị: Tương tự KiotViet, các báo cáo của Sapo có thể chưa đủ sâu để các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược. Bạn có nghĩ sao nếu chi phí năm thứ 2 của bạn nhảy vọt 40% chỉ vì bạn muốn có thêm tính năng báo cáo phân tích lợi nhuận theo từng dòng sản phẩm và từng khu vực địa lý?

4. Bảng so sánh “thẳng như ruột ngựa”

Để anh chị em dễ hình dung hơn, mình làm một cái bảng so sánh nhỏ. Cái này là mình dựa trên kinh nghiệm thực tế, chứ không phải là thông tin quảng cáo đâu nhé.

5. Mẹo triển khai ít người biết & Số liệu “nóng” 2025

Nhiều anh chị em cứ nghĩ mua phần mềm về là xong, cứ thế mà dùng. Sai lầm! Triển khai một hệ thống ERP cho chuỗi bán lẻ nó là một dự án, cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Mẹo triển khai “xương máu”:

• Đừng bao giờ bỏ qua bước “khảo sát nghiệp vụ”: Cái này quan trọng lắm! Bạn phải hiểu rõ quy trình hiện tại của mình, từ nhập hàng, bán hàng, quản lý kho, kế toán, chăm sóc khách hàng… rồi mới tìm phần mềm phù hợp. Đừng bao giờ để nhà cung cấp “vẽ” cho bạn một quy trình mới mà không hiểu rõ cái cũ của bạn.
• Xác định rõ “pain point” cần giải quyết nhất: Bạn đang đau đầu nhất về cái gì? Quản lý kho? Báo cáo tài chính? Hay là quản lý khách hàng? Tập trung giải quyết cái đó trước.
• Bắt đầu từ một vài chi nhánh “thí điểm”: Đừng dại mà triển khai đồng loạt cho cả chuỗi ngay từ đầu. Chọn 1-2 chi nhánh làm “chuột bạch” trước. Nếu ổn thì nhân rộng ra.
• Đào tạo nhân viên là chìa khóa: Phần mềm có hay đến mấy mà nhân viên không biết dùng, không hiểu thì cũng vứt. Đầu tư thời gian và chi phí cho việc đào tạo bài bản.
• Tìm nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ “có tâm”: Cái này khó nói trước, nhưng hãy cố gắng tìm hiểu kỹ. Họ có hỗ trợ sau bán hàng không? Thời gian phản hồi có nhanh không? Họ có hiểu nghiệp vụ của bạn không?
• Chuẩn bị dữ liệu sạch: Nếu bạn đang dùng Excel hay phần mềm cũ, hãy dành thời gian làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống mới. Dữ liệu “rác” sẽ sinh ra báo cáo “rác”.

Số liệu “nóng” 2025:

Theo báo cáo của Gartner và McKinsey, xu hướng ERP trong năm 2025 sẽ tập trung vào:

• Tích hợp AI và Machine Learning: Để phân tích dữ liệu thông minh hơn, dự báo xu hướng bán hàng, tối ưu hóa tồn kho.
• Cloud-based ERP: Giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, dễ dàng mở rộng và truy cập từ mọi nơi.
• Low-code/No-code platforms: Giúp doanh nghiệp tự tùy chỉnh, phát triển các tính năng mới mà không cần quá nhiều kiến thức lập trình.
• Sustainability & ESG: Các giải pháp ERP tích hợp các yếu tố về môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp.

Ở Việt Nam, mình thấy các doanh nghiệp bán lẻ đang có xu hướng tìm kiếm các giải pháp tích hợp đa kênh mạnh mẽ hơn, khả năng phân tích dữ liệu sâu hơn, và đặc biệt là có thể tùy chỉnh theo mô hình kinh doanh đặc thù.

6. Chi phí “thật” mình từng thấy (kèm theo những cái “giá trên trời”)

Nói về chi phí thì nó là một câu chuyện dài và phức tạp. Các nhà cung cấp thường đưa ra các gói khác nhau, tính theo module, theo người dùng, theo số chi nhánh, theo dung lượng lưu trữ…

Lưu ý: Các con số trên chỉ là ước tính và có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu cụ thể, và chính sách giá của từng nhà cung cấp tại thời điểm bạn ký hợp đồng. Đừng bao giờ chỉ nhìn vào con số ban đầu mà quên đi các chi phí ẩn và chi phí duy trì hàng năm.

7. Lời khuyên cuối cùng từ “anh già” lập trình

Sau bao nhiêu năm lăn lộn với ERP/CRM/AI, mình thấy có một điều chắc chắn: Không có giải pháp nào là “hoàn hảo” cho tất cả mọi người. Quan trọng là bạn phải tìm được cái “hợp cạ” nhất với mô hình kinh doanh, quy mô, và ngân sách của mình.

• Nếu bạn là một chuỗi cửa hàng nhỏ, mới bắt đầu, ngân sách eo hẹp, và chủ yếu bán hàng offline, KiotViet có thể là một lựa chọn tốt để bắt đầu.
• Nếu bạn đang kinh doanh đa kênh mạnh mẽ, có website riêng, bán trên sàn TMĐT, và muốn một giải pháp tích hợp các kênh đó, Haravan có thể phù hợp.
• Nếu bạn cần một giải pháp cân bằng giữa bán hàng online và offline, có các công cụ marketing đi kèm, Sapo cũng là một cái tên đáng cân nhắc.

Tuy nhiên, nếu bạn đang vận hành một chuỗi cửa hàng bán lẻ quy mô lớn, có nhiều chi nhánh, nhiều kho, nghiệp vụ phức tạp, và cần một hệ thống thực sự bài bản để quản lý tập trung, ra quyết định dựa trên dữ liệu, thì ba cái tên trên có thể chỉ là “bước đệm” ban đầu. Bạn sẽ cần tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp ERP chuyên nghiệp hơn, có khả năng tùy chỉnh cao, và tích hợp được nhiều bộ phận khác của doanh nghiệp.

Cái này quan trọng lắm: Đừng bao giờ chạy theo “trend” mà chọn phần mềm. Hãy chọn phần mềm giải quyết được “nỗi đau” của bạn.

Bạn đang gặp khó khăn nào trong việc quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ của mình? Hãy comment bên dưới hoặc inbox mình trao đổi thêm nhé. Mình sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và góc nhìn thực tế.

Nếu các bạn đang cần một nền tảng AI tích hợp nhanh vào quy trình hiện tại, thử xem Serimi App, ESG Agri– mình thấy tích hợp AI khá ổn định cho nhiều ngành, có bản dùng thử miễn phí hẳn hoi.