ERP cho ngành xây dựng & nội thất 2025: Giải pháp nào không “chết yểu”?
Trời ơi, mấy tuần nay mình lại đi gặp mấy anh em chủ xưởng mộc, công ty xây lắp nhỏ ở Bình Dương, Đồng Nai. Hầu như ai cũng kếu: “Anh Hải ơi, bên em loạn như canh hẹ. Đơn hàng lộn xộn, nhân viên báo cáo lung tung, vật liệu vào ra không biết đâu vào đâu, khách hàng gọi điện hỏi mãi mà không có câu trả lời chuẩn. Em mệt muốn xỉu luôn á anh!”. Câu này nghe quen quá, đúng không nào? Ngành xây dựng & nội thất vốn phức tạp với đống dự án chồng chéo, vật liệu vạn vật, nhân công trình độ khác nhau, lại còn khách hàng cá tính nữa. Giờ mà quản lý bằng Excel sổ sách, hay vài phần mềm rời rạc kiểu cũ, mà mong sống sót qua 2025 này thì khó lắm.
Hồi mình làm cho một công ty nội thất 120 người ở Quận 9, họ gặp đúng trường hợp này. Họ có lúc phải trả lời khách hàng rằng “bàn giao dự án trễ 2 tuần vì bên cơ khí chậm vật liệu”, mà thực ra là do bên họ không kiểm soát được lịch sản xuất, không biết khi nào vật liệu về để làm. Chuyện nhỏ mà phá hoại uy tín ghê. Thế là anh chủ đầu tư quyết định dồn tiền vào ERP, chọn một cái tên lớn quảng cáo khoe mẽ. Sau 6 tháng triển khai, cái ERP đó chết yểu ngay tại công ty. Tại sao? Vì nó phức tạp như lắp thêm một nhà máy hạt nhân cho một tiệm ăn, nhân viên không xài được, dữ liệu vẫn phải làm song song với Excel. Tiền mất tật mang, đúng không các bác?
Vậy thì năm 2025 này, để chọn được một giải pháp ERP cho ngành xây dựng & nội thất mà không “chết yểu”, chúng ta cần cái gì? Cùng mình phân tích kỹ chút, đừng vội vàng như mấy lần trước.
ERP cho ngành xây dựng & nội thất khác gì ERP cho các ngành khác?
Nghe ERP thì tưởng cao siêu, nhưng mỗi ngành một “gu”. Ngành xây dựng & nội thất nó đặc thù lắm:
* Quản lý dự án là cái gốc: Mỗi đơn hàng là một dự án riêng, có tiến độ, ngân sách, nhân sự, vật liệu riêng. Phải quản lý theo gantt chart, theo công đoạn.
* Vật liệu đa dạng và khó kiểm soát: Từ một cái ốc vít đến một tấm vân đá quý, có hàng trăm ngàn loại. Phải quản lý được tồn kho theo từng công trình, từng dự án.
* Sản xuất theo đơn (Job Order): Không sản xuất hàng loạt như nhà máy. Làm bàn A theo thiết kế khách X, làm tủ B theo yêu cầu khách Y. Cần quản lý BOM (cấu trúc sản phẩm) linh hoạt.
* Quản lý mua hàng và nhà thầu phụ: Phải theo dõi cả nhà cung cấp vật liệu, cả đội thầu xây lắp, đội thầu cơ khí, đội sơn…
ERP thông thường cho bán lẻ hay sản xuất hàng loạt sẽ không ăn nhập gì với nghiệp vụ này. Vậy nên, nếu anh em đi mua ERP mà không được tư vấn kỹ, cứ lấy cái ERP “tốt nhất” chung chung về xài, thì chắc chắn sẽ “chết yểu”.
Case study thực tế: Từ hỗn loạn đến có trật tự chỉ sau 9 tháng
Mình có một thằng bạn đang làm giám đốc điều hành một công ty thiết kế nội thất tại Hà Nội, khoảng 50 nhân sự. Hồi đầu 2023, công ty nó bế tắc hoàn toàn. Mỗi phòng ban một kiểu: phòng thiết kế dùng Figma, phòng kinh doanh dùng Google Sheet, phòng sản xuất dùng Excel, kế toán dùng phần mềm riêng. Khách hàng hỏi tiến độ, phải gọi cho 3 người mới có câu trả lời trọn vẹn. Mình đã khuyên nó đi theo hướng ERP nhẹ nhàng, tập trung vào nghiệp vụ cốt lõi. Họ chọn một nhà cung cấp ERP Việt Nam chuyên về lĩnh vực này, không phải thương hiệu quốc tế. Sau 3 tháng triển khai ban đầu (tập trung vào quản lý dự án, CRM và mua hàng), công ty bắt đầu thấy rõ sự thay đổi. Đến tháng thứ 9, hầu hết các quy trình đều được số hóa. Nhân viên không còn phải “bay” giữa các công việc nữa. Dữ liệu từ bán hàng, thiết kế, sản xuất, mua hàng, kế toán đều nằm trên một nền tảng chung. Quan trọng nhất, khách hàng hài lòng hơn vì luôn biết dự án của mình đang ở đâu.
Câu chuyện này có ý nghĩa gì? Nó cho thấy, với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc chọn một giải pháp đơn giản trước, phức tạp sau và đặc thù ngành là yếu tố sống còn. Đừng ham hố những ERP khổng lồ, có hàng trăm tính năng mà 90% mình không dùng tới.
Bảng so sánh: Nên chọn ERP gì cho ngành xây dựng & nội thất?
Để dễ hình dung, mình so sánh 3 hướng đi phổ biến hiện nay:
| Tiêu chí | ERP “Tất cả trong một” Quốc tế | ERP Việt Nam Chuyên Ngành | Giải pháp Tích hợp Module Lẻ |
|---|---|---|---|
| Phù hợp quy mô | Doanh nghiệp lớn (100+ nhân sự) | Doanh nghiệp vừa và nhỏ (20-200 người) | Doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp |
| Chi phí ban đầu | Rất cao (hàng tỷ VNĐ) | Trung bình đến cao (trăm triệu đến vài trăm triệu) | Thấp (mỗi module vài chục triệu) |
| Thời gian triển khai | Dài (6-18 tháng) | Trung bình (3-9 tháng) | Nhanh (1-3 tháng/module) |
| Chi phí ẩn | Rất cao (lắp đặt, tùy chỉnh, đào tạo, hỗ trợ) | Cao (tùy chỉnh sâu) | Thấp (nếu module chọn đúng) |
| Độ khó tùy chỉnh | Khó, phụ thuộc vào nhà cung cấp | Dễ dàng hơn vì hiểu thị trường | Rất dễ |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Có, nhưng không thấu hiểu “ngách” Việt Nam | Tốt, hiểu văn hóa và cách làm việc | Tốt (nếu nhà cung cấp Việt) |
| Ưu điểm | Hệ sinh thái toàn cầu, mạnh mẽ | Đặc thù ngành, triển khai nhanh, hỗ trợ tốt | Linh hoạt, đầu tư ban đầu thấp |
| Nhược điểm | Cứng nhắc, “lợn gạo”, đắt đỏ | Chọn sai nhà cung cấp là cực hình | Rủi ro tích hợp giữa các module |
Lưu ý từ kinh nghiệm: Chi phí ẩn mới là thứ giết chết ngân sách của các doanh nghiệp. Đó là phí đào tạo lại nhân viên, phí tùy chỉnh để cho phần mềm “ăn” được với quy trình riêng của công ty, phí cố hệ thống hàng năm… Nhiều công ty quảng cáo giá 200 triệu, nhưng cuối cùng phải chi thêm 300 triệu nữa mới xong. Các bác phải hỏi kỹ cái này.
Những điểm nhà cung cấp hay giấu, và hố mình từng dính
Để không rơi vào cái bẫy, anh em phải tỉnh táo. Mình đã “ăn quả đắng” nên biết mấy chiêu này:
- Giá “trọn gói” không hề trọn gói: Họ sẽ cho bạn một mức giá rất hấp dẫn cho phần cốt lõi, nhưng khi bạn cần thêm các tính năng quan trọng như quản lý sản xuất, quản lý dự án chi tiết, hay tích hợp với phần mềm kế toán riêng… thì sẽ tính thêm phí. Cái này phải hỏi thẳng: “Em muốn có tính năng quản lý tiến độ dự án với biểu đồ Gantt, thì có tính phí riêng không ạ?”.
- Tùy chỉnh = tiền vô tội vạ: Nhiều bạn nghĩ cứ yêu cầu “vài cái chỉnh sửa nhỏ” là miễn phí. Ơ, không đâu. Mỗi chỉnh sửa nhỏ cũng là một dự án nhỏ, tính phí theo giờ. Hãy yêu cầu nhà cung cấp báo giá trọn gói cho tất cả các tùy chỉnh bạn cần ngay từ đầu, đừng để họ “cắn đuôi” sau này.
- Đào tạo nhân viên qua loa: Họ sẽ có buổi đào tạo 1-2 ngày, cho nhân viên “nghe gió biến thành mưa”. Nhưng nhân viên khi xài thực tế sẽ gặp muôn vàn vấn đề. Hãy hỏi kỹ về chính sách hỗ trợ sau triển khai: Có bao nhiêu giờ hỗ trợ miễn phí mỗi tháng? Có kênh hỗ trợ nào ngoài điện thoại (email, chat, ticket system) không?
- Dữ liệu di chuyển cực kỳ khó và tốn kém: Đây là nỗi ám ảnh lớn nhất. Khi bạn muốn chuyển từ phần mềm cũ (kể cả Excel) sang ERP mới, việc lấy toàn bộ dữ liệu lịch sử (khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, nhà cung cấp…) một cách chính xác là cả một công trình. Nhà cung cấp ERP sẽ tính một khoản phí rất lớn cho việc này. Hãy hỏi rõ chi tiết khoản này trước khi ký hợp đồng.
Mẹo triển khai ít người biết, giúp ERP sống sót
Triển khai ERP không phải là mua về cài là xong. Đó là một cuộc thay đổi văn hóa trong công ty. Mình có vài mẹo nhỏ, không chắc ai cũng biết:
- Bắt đầu từ một phòng ban “thí điểm”: Đừng triển khai khắp nơi cùng một lúc. Hãy chọn một phòng ban chịu nhiều áp lực nhất và có nhu cầu cấp thiết nhất, ví dụ như phòng kinh doanh hoặc phòng sản xuất. Triển khai thành công ở một nơi, tạo niềm tin và kinh nghiệm, sau đó mới nhân rộng ra.
- Chỉ định một “ERP Champion”: Phải có một người trong nội bộ (thường là trưởng phòng hoặc người có uy tín) sẽ là người chịu trách nhiệm chính, làm cầu nối giữa nhân viên và nhà cung cấp. Nếu không có người này, dự án sẽ bị rối tung.
- Chuẩn bị dữ liệu “sạch” trước: Đừng có nghĩ cứ triển khai xong rồi mới đi dọn dẹp dữ liệu. Việc thu thập, làm sạch dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm… từ Excel cũ là cả một quá trình. Làm trước khi triển khai sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.
- Năm 2025 này, đừng bỏ qua ERP đám mây (Cloud ERP): Với tình hình kinh tế hiện tại, việc đầu tư một máy chủ lớn, thuê nhân sự IT để bảo trì hệ thống đang trở nên lãng phí. Cloud ERP cho phép bạn trả phí theo tháng, nhà cung cấp lo toàn bộ về hạ tầng, bảo mật, cập nhật. Nó linh hoạt và dễ mở rộng hơn rất nhiều.
Tóm tắt và lời khuyên cuối cùng
Vậy thì, để có một ERP không “chết yểu” cho ngành xây dựng & nội thất năm 2025, anh em cần nhớ mấy điểm này:
- Hiểu nghiệp vụ của mình là trên hết: Đừng chạy theo cái tên tuổi. Phải chọn giải pháp giải quyết đúng bài toán quản lý dự án, vật liệu, sản xuất theo đơn.
- Ưu tiên sự đơn giản và linh hoạt: Một giải pháp nhỏ gọn, dễ dùng, dễ tùy chỉnh sẽ có cơ hội sống sót cao hơn một con quái vật phức tạp.
- Cẩn trọng với các chi phí ẩn: Hỏi rõ, hỏi kỹ, viết tất cả vào hợp đồng. Đừng có nghe miệng.
- Chuẩn bị tinh thần và nguồn lực cho sự thay đổi: ERP là công cụ, nhưng nó buộc cả công ty phải thay đổi cách làm việc. Lãnh đạo phải quyết tâm, nhân viên phải được tham gia và đào tạo bài bản.
Bạn đang ở giai đoạn nào trên hành trình số hóa công ty mình? Đang dùng Excel và đau đầu? Hay đã thử một vài phần mềm nhưng chưa ưng ý? Hay đang phân vân giữa một cái đắt tiền và một cái rẻ tiền?
À nhân tiện, nếu anh em cần tra tài liệu nhanh, debug code hay hỏi AI về ERP/CRM 24/7 bằng tiếng Việt, mình đang dùng Serimi APP – ESG Agri có AI tích hợp khá ổn, thử miễn phí xem sao nhé!
