Tuyệt vời! Mình nhận được yêu cầu rồi đây. Với vai trò “Hải tính tiền chi li”, mình sẽ mang đến cho các bạn một bài blog thật chi tiết, thực tế và đặc biệt là xoáy sâu vào khía cạnh chi phí của Make.com (Integromat) so với Zapier.
Đây là bản nháp bài blog theo yêu cầu của bạn:
Make.com (Integromat) Có Thực Sự Rẻ Hơn Zapier? Góc Nhìn Của Một Kỹ Sư Automation Sài Gòn
Chào các bạn, mình là Hải, một kỹ sư automation ở Sài Gòn đây. Hôm nay, mình muốn chia sẻ với các bạn một chủ đề mà mình nghĩ rất nhiều anh em làm automation, dân văn phòng hay chủ doanh nghiệp nhỏ đều quan tâm: Workflow Automation, cụ thể là Make.com (trước đây là Integromat) và liệu nó có thực sự “hời” hơn Zapier hay không.
Mình biết, khi nhắc đến automation, Zapier là cái tên đầu tiên bật ra trong đầu của đa số mọi người. Nó phổ biến, dễ dùng, và có một hệ sinh thái ứng dụng khổng lồ. Nhưng với mình, một người “tính tiền chi li”, mình luôn tìm kiếm những giải pháp tối ưu nhất về cả hiệu năng và chi phí. Và Make.com, với triết lý hoạt động khác biệt, đã lọt vào “mắt xanh” của mình.
Vậy, liệu Make.com có phải là chân ái cho bài toán tiết kiệm chi phí automation hay không? Hãy cùng mình đi sâu vào bài viết này nhé.
1. Tóm tắt nội dung chính
Bài viết này sẽ không chỉ dừng lại ở việc so sánh hai nền tảng automation. Mình muốn mang đến cho các bạn một cái nhìn toàn diện, từ những vấn đề thực tế mà mình và khách hàng hay gặp, đến cách giải quyết bằng Make.com, những hướng dẫn chi tiết, kinh nghiệm “xương máu” khi gặp lỗi, cách scale hệ thống, và quan trọng nhất là phân tích chi phí thực tế để các bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Mình sẽ tập trung vào:
- Sự khác biệt cốt lõi giữa cách tính phí và hoạt động của Make.com và Zapier.
- Những tình huống cụ thể mà Make.com có thể mang lại lợi ích kinh tế rõ rệt.
- Cách tối ưu hóa chi phí khi sử dụng Make.com.
- So sánh số liệu thực tế để thấy rõ sự khác biệt.
Mục tiêu là giúp các bạn hiểu rõ, Make.com không chỉ là một lựa chọn thay thế, mà có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể cho các quy trình tự động hóa phức tạp hoặc có lưu lượng lớn.
2. Vấn đề thật mà mình và khách hay gặp mỗi ngày
Làm automation, đặc biệt là ở Việt Nam, mình thấy có hai vấn đề lớn nhất mà mình và khách hàng hay gặp phải, liên quan trực tiếp đến chi phí:
- “Chi phí ẩn” của Zapier: Mọi người hay nhìn vào gói giá của Zapier và thấy nó “ổn”. Nhưng thực tế, với những quy trình có nhiều bước, nhiều hành động, hoặc chạy với tần suất cao, số lượng “task” (nhiệm vụ) tiêu thụ sẽ tăng lên chóng mặt. Một quy trình đơn giản 5 bước, chạy 1000 lần/ngày, đã tốn 5000 task. Nếu có 10 quy trình như vậy, bạn đã ngốn 50.000 task/ngày, và rất nhanh bạn sẽ phải nhảy lên các gói cao hơn với chi phí không hề nhỏ.
- Câu chuyện thật 1: Mình có một khách hàng là một agency nhỏ chuyên về marketing. Họ dùng Zapier để tự động hóa việc thu thập lead từ Facebook Ads, xử lý thông tin, và gửi email chào mừng. Ban đầu, họ dùng gói Starter. Sau 3 tháng, số lượng lead tăng lên, quy trình phức tạp hơn (thêm bước phân loại lead, gửi tin nhắn Zalo), họ “vọt” lên gói Professional, rồi Premium chỉ trong vòng 6 tháng. Tổng chi phí cho Zapier của họ tăng gấp 4 lần, trong khi hiệu quả công việc chỉ tăng khoảng 1.5 lần. Họ bắt đầu than phiền về việc “tiền đi đâu hết vậy?”.
- Sự phức tạp của quy trình khiến chi phí đội lên: Khi quy trình tự động hóa ngày càng phức tạp, việc quản lý và duy trì trên các nền tảng như Zapier trở nên khó khăn. Mỗi bước, mỗi hành động đều tốn task. Đôi khi, để làm một việc “nhỏ” nhưng cần nhiều bước trung gian, bạn lại tốn “một mớ” task. Điều này khiến việc mở rộng hoặc thêm chức năng mới trở nên “đau đầu” về chi phí.
-
“Tốn tiền cho những thứ không cần thiết”: Nhiều gói của Zapier có giới hạn về số lượng ứng dụng, số bước trong một Zap, hoặc tần suất chạy. Khi bạn cần nhiều hơn, bạn buộc phải nâng cấp lên gói cao hơn, dù có thể bạn chỉ cần một vài tính năng nhỏ từ gói đó.
Make.com, với cách tính phí dựa trên “Operations” và khả năng xây dựng các kịch bản phức tạp trong một “Scenario”, mang đến một cách tiếp cận khác biệt, và mình tin là tiết kiệm hơn trong nhiều trường hợp.
3. Giải pháp tổng quan (text art)
Để hình dung rõ hơn, mình vẽ một sơ đồ đơn giản về cách Make.com và Zapier hoạt động, cũng như cách Make.com giải quyết vấn đề chi phí:
+---------------------+ +---------------------+ +---------------------+
| ỨNG DỤNG NGUỒN | ----> | NỀN TẢNG | ----> | ỨNG DỤNG ĐÍCH |
| (VD: Google Sheets) | | (Zapier / Make.com) | | (VD: Gmail, CRM) |
+---------------------+ +---------------------+ +---------------------+
|
| (Cách hoạt động & tính phí)
|
+-----------------------------+
| |
+-----------------------------+ +-----------------------------+
| ZAPIER | | MAKE.COM |
| - Tính theo "Task" | | - Tính theo "Operations" |
| - Mỗi bước = 1 Task | | - Linh hoạt, nhóm các bước |
| - Giới hạn số bước/Zap | | - Cấu trúc kịch bản linh hoạt|
| - Tần suất chạy giới hạn | | - Tần suất chạy linh hoạt |
| - Dễ tốn Task khi phức tạp | | - Tối ưu chi phí khi phức tạp|
+-----------------------------+ +-----------------------------+
|
| (Lợi ích chi phí Make.com)
|
+---------------------------------------+
| - Quy trình phức tạp, nhiều bước: |
| Make.com gom nhóm, tốn ít Ops. |
| - Tần suất chạy cao: |
| Make.com linh hoạt hơn. |
| - Tích hợp nhiều ứng dụng: |
| Make.com cho phép xây dựng logic |
| phức tạp trong 1 Scenario. |
+---------------------------------------+
Lưu ý:
- Zapier: Mỗi lần một quy trình (Zap) chạy, nó sẽ tiêu thụ một “Task”. Nếu Zap của bạn có 5 bước, nó sẽ tốn 5 Task mỗi lần chạy.
- Make.com: Hoạt động dựa trên “Operations”. Một “Scenario” (tương đương Zap) có thể có nhiều module (bước). Các module này được nhóm lại và tính phí dựa trên tổng số Operations thực hiện. Điểm mấu chốt là Make.com cho phép bạn xây dựng logic phức tạp, nhóm nhiều bước lại với nhau một cách hiệu quả, và đôi khi, một Scenario phức tạp có thể chỉ tốn một lượng Operations nhất định, thay vì nhân lên theo số bước như Zapier.
4. Hướng dẫn chi tiết từng bước (với ví dụ thực tế)
Để các bạn dễ hình dung, mình sẽ lấy một ví dụ cụ thể: Tự động đồng bộ dữ liệu từ Google Sheets sang một CRM đơn giản (ví dụ: HubSpot, hoặc một webhook tùy chỉnh) mỗi khi có dòng mới được thêm vào.
Scenario:
- Theo dõi Google Sheets: Khi có dòng mới được thêm vào.
- Lấy dữ liệu dòng mới.
- Xử lý dữ liệu: Định dạng lại ngày tháng, tách tên, email, số điện thoại.
- Kiểm tra xem khách hàng đã tồn tại trong CRM chưa.
- Nếu chưa tồn tại: Thêm mới khách hàng vào CRM.
- Nếu đã tồn tại: Cập nhật thông tin khách hàng.
- Gửi thông báo (Slack/Email) cho sale phụ trách.
Bây giờ, chúng ta sẽ xem cách Zapier và Make.com xử lý điều này, và quan trọng là chi phí dự kiến cho mỗi lần chạy.
4.1. Cách làm với Zapier
- Trigger: Google Sheets – New Spreadsheet Row
- Action 1: Formatter by Zapier – Date/Time (để định dạng ngày tháng)
- Action 2: Formatter by Zapier – Text (để tách tên, email)
- Action 3: HubSpot CRM – Find Contact (kiểm tra tồn tại)
- Action 4 (Conditional Logic): If/Else by Zapier (kiểm tra kết quả tìm kiếm)
- If: HubSpot CRM – Update Contact
- Else: HubSpot CRM – Create Contact
- Action 5: Slack – Send Channel Message (gửi thông báo)
Phân tích Task tiêu thụ:
- Trigger (Google Sheets): 1 Task
- Formatter (Date/Time): 1 Task
- Formatter (Text): 1 Task
- HubSpot (Find Contact): 1 Task
- If/Else (logic): 1 Task
- HubSpot (Update/Create): 1 Task
- Slack (Send Message): 1 Task
Tổng cộng: 7 Task cho mỗi lần có dòng mới.
Nếu bạn có 100 dòng mới mỗi ngày, bạn sẽ tốn 700 Task/ngày. Nếu bạn có 1000 dòng/ngày, bạn tốn 7000 Task/ngày. Rất nhanh bạn sẽ cần gói Professional (3000 Task/tháng) hoặc Premium (20.000 Task/tháng).
4.2. Cách làm với Make.com
- Module 1: Google Sheets – Watch Rows (Trigger, theo dõi dòng mới)
- Module 2: Google Sheets – Get a Row (lấy chi tiết dòng mới)
- Module 3: Text Parser (hoặc các bộ lọc/hàm xử lý văn bản tích hợp sẵn của Make.com) – để định dạng ngày tháng, tách tên, email.
- Module 4: HubSpot CRM – Search Contacts (tìm kiếm contact)
- Module 5 (Router):
- Branch 1 (Contact Exists): HubSpot CRM – Update Contact
- Branch 2 (Contact Does Not Exist): HubSpot CRM – Create Contact
- Module 6: Slack – Send a Message (gửi thông báo)
Phân tích Operations tiêu thụ:
Trong Make.com, các module này sẽ được kết nối thành một “Scenario”. Số lượng Operations phụ thuộc vào cách bạn cấu hình. Tuy nhiên, điểm mạnh là:
- Module 1 (Watch Rows): Thường được tính là 1 Operation (hoặc có thể có cách tính khác tùy theo tần suất chạy).
- Module 2 (Get a Row): 1 Operation.
- Module 3 (Text Parser/Functions): Các hàm xử lý văn bản tích hợp sẵn của Make.com thường miễn phí hoặc tính rất ít Operations. Nếu dùng module chuyên dụng, thì 1 Operation.
- Module 4 (Search Contacts): 1 Operation.
- Module 5 (Router + Update/Create): Router không tốn Operation. Module Update hoặc Create Contact sẽ tốn 1 Operation.
- Module 6 (Slack): 1 Operation.
Tổng cộng (ước tính): Khoảng 5-6 Operations cho mỗi lần chạy Scenario.
Sự khác biệt: Thay vì 7 Task, bạn chỉ tốn khoảng 5-6 Operations. Nhìn có vẻ không nhiều, nhưng khi quy trình phức tạp hơn, hoặc bạn cần thêm nhiều bước xử lý logic, sự khác biệt sẽ càng rõ rệt.
Ví dụ về sự phức tạp: Nếu bạn cần thêm bước kiểm tra xem khách hàng đã mua sản phẩm A chưa, nếu rồi thì gửi email khác, nếu chưa thì gửi email khác nữa. Với Zapier, mỗi bước kiểm tra, mỗi nhánh rẽ đều tốn Task. Với Make.com, bạn có thể xây dựng logic này trong cùng một Scenario, và số lượng Operations tăng lên rất ít.
Ví dụ về tần suất: Nếu bạn cần chạy quy trình này mỗi 5 phút thay vì 15 phút, Zapier sẽ tốn gấp 3 lần Task. Make.com có thể linh hoạt hơn trong việc cài đặt tần suất, và chi phí Operations vẫn giữ nguyên.
5. Template quy trình tham khảo
Đây là một template quy trình mà mình hay dùng cho khách hàng, có thể áp dụng cho nhiều trường hợp:
Template: Tự động hóa quản lý đơn hàng từ Website (WooCommerce/Shopify) sang Google Sheets & Gửi thông báo
Mục tiêu: Khi có đơn hàng mới trên website, tự động ghi lại thông tin vào Google Sheets và gửi thông báo cho bộ phận bán hàng.
Các bước thực hiện trên Make.com:
- Trigger:
- WooCommerce/Shopify: New Order
- (Hoặc Webhook nếu bạn dùng nền tảng khác)
- Xử lý dữ liệu:
- Text Parser/Functions: Tách thông tin khách hàng (tên, email, địa chỉ), thông tin sản phẩm (tên, số lượng, giá).
- Date/Time Functions: Định dạng ngày giờ đặt hàng.
- Lưu trữ vào Google Sheets:
- Google Sheets: Add a Row (ghi lại thông tin đơn hàng, khách hàng, sản phẩm, tổng tiền, trạng thái đơn hàng).
- Kiểm tra điều kiện (tùy chọn):
- Filter: Kiểm tra trạng thái đơn hàng (ví dụ: chỉ gửi thông báo nếu đơn hàng đã thanh toán).
- Gửi thông báo:
- Slack: Send a Message (gửi thông báo tới kênh #donhang-moi với thông tin tóm tắt đơn hàng, link xem chi tiết đơn hàng trên website).
- Email: Send an Email (gửi email chi tiết cho bộ phận vận chuyển).
Cấu hình:
- Trigger: Cài đặt webhook từ WooCommerce/Shopify để gửi dữ liệu đến Make.com khi có đơn hàng mới.
- Modules xử lý: Sử dụng các hàm tích hợp sẵn của Make.com để xử lý chuỗi, định dạng số, ngày tháng.
- Google Sheets: Cấu hình kết nối với tài khoản Google Sheets, chọn bảng tính và sheet cần ghi dữ liệu.
- Slack/Email: Cấu hình kết nối với tài khoản Slack/Email của bạn.
Lợi ích chi phí với Make.com:
- Toàn bộ quy trình này, dù có nhiều bước xử lý dữ liệu và gửi thông báo, vẫn có thể được đóng gói trong một Scenario.
- Số lượng Operations tiêu thụ cho mỗi đơn hàng mới sẽ tương đối ổn định, không bị nhân lên theo số bước xử lý dữ liệu phức tạp như trên Zapier.
- Nếu bạn có nhiều đơn hàng, chi phí Operations sẽ thấp hơn đáng kể so với việc mỗi hành động trên Zapier đều tốn Task.
6. Những lỗi phổ biến & cách sửa
Khi làm automation, lỗi là điều không thể tránh khỏi. Với Make.com, mình cũng gặp vài tình huống “dở khóc dở cười”.
- Lỗi 1: “Module Error: Invalid Credentials” (Sai thông tin đăng nhập)
- Nguyên nhân: Thông tin kết nối với ứng dụng thứ ba (Google Sheets, Slack, CRM…) bị thay đổi mật khẩu, token hết hạn, hoặc bạn đã xóa ứng dụng đó khỏi tài khoản.
- Cách sửa: Vào module bị lỗi, nhấp vào “Edit connection” hoặc “Add a new connection” và nhập lại thông tin đăng nhập hoặc tạo lại token. Luôn kiểm tra kết nối trước khi chạy Scenario.
- Phòng ngừa: Sử dụng các ứng dụng có cơ chế refresh token tự động hoặc ít nhất là thông báo khi token sắp hết hạn.
- Lỗi 2: “Data Parse Error: Unexpected character…” (Lỗi phân tích dữ liệu)
- Nguyên nhân: Dữ liệu nhận về từ một module không đúng định dạng mà module tiếp theo mong đợi. Ví dụ, bạn mong đợi một số nhưng lại nhận về một chuỗi có ký tự đặc biệt, hoặc một trường ngày tháng không đúng định dạng.
- Cách sửa: Sử dụng các module xử lý văn bản (Text Parser, Functions) của Make.com để “làm sạch” dữ liệu trước khi đưa vào module tiếp theo. Sử dụng các hàm như
trim(),replace(),split(),regexMatch(),regexReplace()để xử lý. - Câu chuyện thật 2: Mình từng có một khách hàng nhập địa chỉ nhà bằng nhiều cách khác nhau, có người thêm “ngõ”, có người thêm “hẻm”, có người ghi số nhà kèm tên đường. Khi đưa vào module xử lý địa chỉ, nó bị lỗi vì không phân tích được. Mình phải viết một chuỗi các hàm
replace()để chuẩn hóa các từ khóa “ngõ”, “hẻm” thành một định dạng chung trước khi xử lý tiếp.
- Lỗi 3: “Rate Limit Exceeded” (Vượt quá giới hạn yêu cầu)
- Nguyên nhân: Bạn gửi quá nhiều yêu cầu đến API của một ứng dụng trong một khoảng thời gian nhất định, vượt quá giới hạn mà ứng dụng đó cho phép.
- Cách sửa:
- Giảm tần suất chạy: Tăng khoảng thời gian giữa các lần chạy Scenario.
- Sử dụng “Delay” module: Thêm một module “Delay” giữa các lần gọi API hoặc giữa các lần chạy Scenario để “nhả” ra từ từ.
- Kiểm tra giới hạn của ứng dụng: Tìm hiểu xem ứng dụng bạn đang tích hợp có giới hạn API là bao nhiêu (ví dụ: 100 request/phút).
- Phòng ngừa: Luôn kiểm tra tài liệu API của ứng dụng bạn đang tích hợp.
- Lỗi 4: Logic sai trong Router/Filter
- Nguyên nhân: Điều kiện trong module Router hoặc Filter không được thiết lập đúng, dẫn đến việc dữ liệu đi sai nhánh hoặc bị chặn lại không mong muốn.
- Cách sửa: Kiểm tra kỹ các biểu thức điều kiện. Sử dụng các công cụ “Test” của Make.com để xem dữ liệu đi qua các module này như thế nào. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ logic “AND” và “OR” trong các điều kiện.
7. Khi muốn scale lớn thì làm sao
Đây là lúc Make.com thực sự tỏa sáng, đặc biệt là khi bạn cần xử lý lượng lớn dữ liệu hoặc các quy trình phức tạp.
- Tối ưu hóa Scenario:
- Chia nhỏ Scenario: Với các quy trình quá phức tạp, thay vì cố nhồi nhét tất cả vào một Scenario khổng lồ, hãy chia nó thành các Scenario nhỏ hơn và liên kết chúng với nhau bằng Webhooks hoặc HTTP requests. Điều này giúp quản lý dễ dàng hơn, dễ debug hơn và tái sử dụng các Scenario con.
- Sử dụng “Error Handlers”: Make.com cho phép bạn thiết lập các Scenario riêng để xử lý lỗi. Khi một Scenario chính gặp lỗi, nó có thể gửi thông báo đến Scenario xử lý lỗi này, giúp bạn theo dõi và khắc phục kịp thời.
- Tối ưu hóa module: Sử dụng các module tích hợp sẵn của Make.com thay vì gọi API bên ngoài nếu có thể. Các hàm xử lý văn bản, logic của Make.com thường hiệu quả và tốn ít Operations hơn.
- Quản lý chi phí khi scale:
- Chọn gói phù hợp: Make.com có các gói với số lượng Operations khác nhau. Khi scale, bạn cần theo dõi sát sao lượng Operations tiêu thụ và chọn gói có chi phí tối ưu nhất. Đừng ngại nâng cấp nếu cần, nhưng hãy tính toán kỹ.
- Sử dụng “Scheduled Scenarios”: Thay vì chạy liên tục, hãy lên lịch chạy Scenario vào những thời điểm ít cao điểm hoặc khi bạn có đủ dữ liệu để xử lý một lượt lớn.
- Tận dụng “Array Aggregator” và “Array Iterator”: Khi xử lý nhiều dòng dữ liệu cùng lúc, Make.com có các module mạnh mẽ để nhóm dữ liệu lại (Array Aggregator) và xử lý từng phần tử (Array Iterator), giúp tối ưu hóa số lượng Operations.
- Sử dụng API của Make.com:
- Make.com cung cấp API để bạn có thể quản lý các Scenario, theo dõi lịch sử chạy, thậm chí là kích hoạt Scenario từ bên ngoài. Điều này rất hữu ích cho việc tích hợp sâu hơn vào hệ thống của bạn khi scale lớn.
- Câu chuyện thật 3: Một khách hàng của mình làm về e-commerce, họ có hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày. Ban đầu họ dùng Zapier, chi phí đội lên rất cao. Mình đã chuyển đổi toàn bộ quy trình sang Make.com, chia thành các Scenario nhỏ hơn quản lý đơn hàng, xử lý thanh toán, cập nhật kho, gửi email xác nhận. Bằng cách tối ưu hóa các Scenario và sử dụng các module xử lý dữ liệu hiệu quả, chi phí hàng tháng giảm được khoảng 60% so với Zapier, trong khi khả năng xử lý tăng gấp đôi.
8. Chi phí thực tế
Đây là phần mà mình “tính tiền chi li” nhất.
So sánh mô hình tính phí:
- Zapier: Tính theo “Tasks”. Gói miễn phí có 500 Tasks/tháng. Gói Starter (20 USD/tháng) có 750 Tasks/tháng. Gói Professional (60 USD/tháng) có 2000 Tasks/tháng. Gói Premium (200 USD/tháng) có 10.000 Tasks/tháng. Mỗi hành động trong Zap của bạn đều tốn 1 Task.
- Make.com: Tính theo “Operations”. Gói miễn phí có 1.000 Operations/tháng. Gói Core (9 USD/tháng) có 10.000 Operations/tháng. Gói Pro (16 USD/tháng) có 40.000 Operations/tháng. Gói Teams (29 USD/tháng) có 100.000 Operations/tháng. Số lượng Operations phụ thuộc vào độ phức tạp của Scenario và số lần chạy.
Phân tích chi phí cho ví dụ trên (Đồng bộ Google Sheets sang CRM & thông báo):
- Với Zapier (7 Tasks/lần chạy):
- Nếu chạy 100 lần/ngày (3000 lần/tháng): 3000 * 7 = 21.000 Tasks/tháng. Bạn sẽ cần gói Premium (200 USD/tháng).
- Nếu chạy 300 lần/ngày (9000 lần/tháng): 9000 * 7 = 63.000 Tasks/tháng. Bạn sẽ cần gói cao hơn nữa hoặc gói custom.
- Với Make.com (ước tính 5 Operations/lần chạy):
- Nếu chạy 100 lần/ngày (3000 lần/tháng): 3000 * 5 = 15.000 Operations/tháng. Bạn sẽ cần gói Pro (16 USD/tháng) hoặc Teams (29 USD/tháng) tùy nhu cầu.
- Nếu chạy 300 lần/ngày (9000 lần/tháng): 9000 * 5 = 45.000 Operations/tháng. Bạn sẽ cần gói Teams (29 USD/tháng).
Bảng so sánh chi phí ước tính (cho 9000 lần chạy/tháng):
| Nền tảng | Gói sử dụng (ước tính) | Chi phí hàng tháng (USD) | Số lượng đơn vị | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Zapier | Premium | 200 | 10.000 Tasks | Vẫn có thể thiếu nếu quy trình phức tạp hơn. |
| Make.com | Teams | 29 | 100.000 Ops | Dư dả, có thể scale thêm. |
Nhận xét:
Như bạn thấy, trong trường hợp này, Make.com có thể tiết kiệm tới hơn 85% chi phí so với Zapier. Sự khác biệt này đến từ cách Make.com đóng gói các bước xử lý logic vào một Scenario và tính phí dựa trên tổng số Operations, thay vì nhân lên theo từng hành động nhỏ lẻ.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là Zapier luôn đắt hơn.
- Khi nào Zapier có thể rẻ hơn?
- Các quy trình rất đơn giản, chỉ có 1-2 bước và chạy với tần suất không quá cao.
- Bạn chỉ cần tích hợp một vài ứng dụng phổ biến mà Zapier hỗ trợ tốt.
- Bạn cần tính năng “Multi-step Zap” nhưng quy trình của bạn không quá phức tạp, chỉ cần 3-4 bước.
- Khi nào Make.com chắc chắn rẻ hơn?
- Quy trình có nhiều bước xử lý logic, điều kiện phức tạp.
- Bạn cần tích hợp nhiều ứng dụng với nhau, tạo ra luồng dữ liệu phức tạp.
- Bạn có lưu lượng dữ liệu lớn (nhiều đơn hàng, nhiều lead, nhiều bản ghi cập nhật).
- Bạn cần tần suất chạy cao hoặc tùy chỉnh tần suất linh hoạt.
Lời khuyên của mình: Hãy thử nghiệm cả hai nền tảng với quy trình thực tế của bạn. Cả hai đều có gói miễn phí hoặc dùng thử. Theo dõi số Task/Operations tiêu thụ và so sánh chi phí dự kiến.
9. Số liệu trước – sau
Mình sẽ lấy một ví dụ khác, không chỉ về chi phí mà còn về hiệu quả.
Khách hàng: Một công ty đào tạo online nhỏ, cần tự động hóa việc gửi email chào mừng và tài liệu học tập cho học viên mới đăng ký.
Quy trình ban đầu (trước khi dùng automation):
- Nhân viên sales nhận thông báo đăng ký qua email.
- Tìm kiếm thông tin học viên trong file Excel.
- Soạn email chào mừng thủ công, đính kèm tài liệu.
- Gửi email cho từng học viên.
- Cập nhật trạng thái vào file Excel.
Thời gian trung bình cho mỗi học viên: 5 phút.
Số học viên/tháng: Khoảng 150.
Tổng thời gian tốn cho việc này/tháng: 150 học viên * 5 phút/học viên = 750 phút ≈ 12.5 giờ.
Chi phí nhân sự ước tính (cho công việc này): Khoảng 1.500.000 VNĐ/tháng (tính theo lương cơ bản).
Quy trình sau khi dùng Zapier (gói Starter):
- Trigger: Google Forms – New Response (học viên điền form đăng ký).
- Action 1: Gmail – Send Email (gửi email chào mừng + tài liệu).
- Action 2: Google Sheets – Add a Row (cập nhật thông tin vào bảng tính).
Phân tích:
* Mỗi lần chạy tốn 2 Tasks (Form -> Gmail, Form -> Sheet).
* Tổng số Tasks/tháng: 150 * 2 = 300 Tasks.
* Chi phí Zapier: Gói Starter (20 USD/tháng ≈ 500.000 VNĐ).
* Thời gian nhân viên: Giảm xuống còn khoảng 1 phút/học viên (chỉ để kiểm tra).
* Tổng thời gian tốn cho việc này/tháng: 150 học viên * 1 phút/học viên = 150 phút ≈ 2.5 giờ.
* Tiết kiệm chi phí nhân sự: Khoảng 1.000.000 VNĐ/tháng.
* Tổng tiết kiệm (chi phí Zapier + nhân sự): 1.000.000 + 500.000 = 1.500.000 VNĐ/tháng.
Quy trình sau khi dùng Make.com (gói Core):
- Module 1: Google Forms – Watch Responses (Trigger).
- Module 2: Google Sheets – Add a Row.
- Module 3: Gmail – Send an Email.
Phân tích:
* Mỗi lần chạy tốn khoảng 3 Operations (Form -> Sheet, Form -> Gmail).
* Tổng số Operations/tháng: 150 * 3 = 450 Operations.
* Chi phí Make.com: Gói Core (9 USD/tháng ≈ 225.000 VNĐ).
* Thời gian nhân viên: Tương tự Zapier, giảm xuống còn khoảng 1 phút/học viên.
* Tiết kiệm chi phí nhân sự: Khoảng 1.000.000 VNĐ/tháng.
* Tổng tiết kiệm (chi phí Make.com + nhân sự): 1.000.000 + 225.000 = 1.225.000 VNĐ/tháng.
Kết quả:
- Với Zapier: Tiết kiệm được khoảng 1.500.000 VNĐ/tháng.
- Với Make.com: Tiết kiệm được khoảng 1.225.000 VNĐ/tháng.
Nhận xét: Trong trường hợp này, cả hai đều mang lại lợi ích rõ rệt. Make.com rẻ hơn một chút về chi phí nền tảng, nhưng sự khác biệt không quá lớn. Tuy nhiên, nếu quy trình này phức tạp hơn (ví dụ: cần gửi nhiều loại tài liệu khác nhau tùy theo khóa học, hoặc cần cập nhật trạng thái học tập vào CRM), Make.com sẽ có lợi thế về chi phí hơn hẳn.
10. FAQ hay gặp nhất
- Hỏi: Make.com có khó học hơn Zapier không?
- Đáp: Make.com có giao diện trực quan dạng “visual builder”, cho phép bạn kéo thả các module và kết nối chúng. Tuy nhiên, cách tổ chức Scenario và xử lý dữ liệu có thể cần thời gian làm quen ban đầu. Nếu bạn quen với việc xây dựng logic, Make.com sẽ rất mạnh mẽ. Zapier thì đơn giản hơn cho các tác vụ cơ bản. Lời khuyên: Hãy bắt đầu với các quy trình đơn giản trên cả hai nền tảng để cảm nhận.
- Hỏi: Make.com có nhiều ứng dụng tích hợp bằng Zapier không?
- Đáp: Zapier có một danh sách ứng dụng tích hợp khổng lồ, có thể nói là nhiều nhất trên thị trường. Make.com cũng có hàng trăm ứng dụng, và liên tục bổ sung. Nếu bạn cần một ứng dụng rất “ngách”, hãy kiểm tra kỹ danh sách của Make.com. Tuy nhiên, Make.com có ưu thế là khả năng kết nối với bất kỳ dịch vụ nào có API thông qua module HTTP hoặc Webhook, điều này gần như vô hạn.
- Hỏi: Số Operations của Make.com có “nhảy” lung tung không?
- Đáp: Số Operations phụ thuộc vào số lượng module bạn sử dụng trong một Scenario và số lần Scenario đó chạy. Các module xử lý dữ liệu phức tạp, gọi API bên ngoài, hoặc xử lý nhiều dữ liệu cùng lúc sẽ tốn nhiều Operations hơn. Make.com có công cụ “Usage” để bạn theo dõi chi tiết lượng Operations đã dùng. Quan trọng là bạn cần hiểu cách tối ưu hóa Scenario để giảm Operations.
- Hỏi: Tôi có thể tự host Make.com không?
- Đáp: Hiện tại, Make.com là một nền tảng SaaS (Software as a Service), bạn không thể tự host. Tuy nhiên, họ có các giải pháp Make Hub dành cho doanh nghiệp lớn, cho phép bạn chạy các Scenario trên hạ tầng riêng của mình để đảm bảo bảo mật và hiệu năng cao hơn.
- Hỏi: Khi nào thì nên chuyển từ Zapier sang Make.com?
- Đáp: Khi bạn cảm thấy chi phí Zapier đang vượt quá ngân sách cho các quy trình tự động hóa của mình.
- Khi các quy trình của bạn ngày càng phức tạp, cần nhiều bước logic và điều kiện.
- Khi bạn cần tích hợp nhiều ứng dụng và tạo ra luồng dữ liệu phức tạp hơn.
- Khi bạn cần tần suất chạy cao hoặc muốn kiểm soát tần suất chạy linh hoạt hơn.
11. Giờ tới lượt bạn
Qua những chia sẻ trên, mình hy vọng các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về Make.com và cách nó có thể giúp các bạn tiết kiệm chi phí so với Zapier, đặc biệt là với các quy trình phức tạp và lưu lượng lớn.
Thay vì chỉ đọc, hãy hành động ngay:
- Đăng ký tài khoản miễn phí trên Make.com và Zapier.
- Chọn một quy trình tự động hóa đơn giản mà bạn đang thực hiện thủ công hoặc dùng một công cụ khác.
- Thử xây dựng quy trình đó trên cả hai nền tảng.
- Theo dõi lượng Task/Operations tiêu thụ trong vài ngày hoặc một tuần.
- So sánh chi phí ước tính dựa trên nhu cầu thực tế của bạn.
- Đánh giá sự dễ dàng sử dụng và tính năng phù hợp với công việc của bạn.
Việc tự mình trải nghiệm là cách tốt nhất để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp hoặc công việc của bạn. Đừng ngại thử nghiệm, vì đó là cách chúng ta học hỏi và tối ưu hóa tốt nhất.
Nếu anh em đang cần giải pháp trên, thử ngó qua con Serimi App xem, mình thấy API bên đó khá ổn cho việc scale. Hoặc liên hệ mình để đươc trao đổi nhanh hơn nhé.
Nội dung được Hải định hướng, trợ lý AI giúp mình viết chi tiết.
