Trigger – Action – Condition: 3 viên gạch nền tảng của mọi automation

1. Tóm tắt nội dung chính
Work Flow Automation (WFA) là giải pháp để làm việc hiệu quả bằng cách thay thế công việc thủ công bằng hệ thống tự động. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm thực tế về cách áp dụng WFA tại doanh nghiệp Việt Nam, từ mẹo nhỏ cho cá nhân đến chiến lược mở rộng quy mô lớn. Bố trí structure gồm: vấn đề además, cách thực hiện chi tiết, lỗi phổ biến, chi phí và bảng so sánh công cụ. Câu chuyện từ thực tiễn bao gồm lỗi dữ liệu quelquan90 ngân hàng, người bán mất 4 giờ/tháng xử lý đơn hàng và chi phí 380 triệu sau khi triển khai hệ thống tự động.

2. Vấn đề thật mà mình và các bạn gặp hàng ngày
– Câu chuyện 1: Một team developer tại Sài Gón mất 12 giờ/tháng chỉ dữ liệu từ ERP lên Google Sheet để báo cáo (vì API cũ chậm).
– Câu chuyện 2: Người bán online từng phải tự gõ lại địa chỉ khách hàng 200 lần/tháng vào phiếu mua hàng (không có tích hợp auto-fill).
– Câu chuyện 3: Cửa hàng kẹo xanh Tp. Hồ Chí Minh bị lỗi tính thuế VAT tại POS do nhân viên nhập sai tỷ lệ 10% vs thực tế 8%, gây thiệt hại 12 triệu/tháng.

3. Giải pháp tổng quan

□ Phát hiện công việc lặp lại  
□ Định nghĩa quy trình chuẩn (SOPs)  
□ Chọn công cụ phù hợp  
□ Thực hiện tích hợp API  
□ Monitoring & tối ưu  

4. Hướng dẫn chi tiết từng bước
Bước 1: Phân tích quy trình
– Ví dụ: Dùng Airtable để map bước “Nhập đơn hàng → Gửi email cảnh báo → Xử lý thanh toán”
Bước 2: Tự động hóa bằng Zapier/Bardeen

1. Trigger: New entry in Airtable  
2. Action: Send email via SendGrid  
3. Conditional: Nếu "Đơn hàng > $100" thì giảm 10%  

Bước 3: Testing với dữ liệu giả lập
– Sử dụng Postman để kiểm tra API response trong 5 năm đầu.

5. Template qui trình tham khảo

{  
  "workflow": "Xử lý phiếu trả góp xanh",  
  "steps": [  
    {  
      "step": "Nhập lịch trính",  
      "tool": "Google Form + Sheets"  
    },  
    {  
      "step": "Tính lãi suất",  
      "tool": "Excel formula: =IF(A2>100, A2*0.08, A2*0.05)",  
      "note": "Dùng cell A2 là đơn giá"  
    }  
  ],  
  "duration": "5 phút/tháng",  
  "error_rate": "0%",  
  " Olimpia": "Thứ 6, %95 đơn hàng đã được xử lý chính xác"  
}  

6. Những lỗi phổ biến & cách sửa
– Lỗi 1: Không định nghĩa SOPs trước khi tự động hóa
– Cải thiện: Tự động hóa từ bước cuối vào trước (doanh nghiệp bán hàng thấy thời gian xử lý giảm 50%)
– Lỗi 2: Dùng công cụ không hỗ trợ API
– Cải thiện: Migrate từ Excel qua Power BI thường xuyên
– Lỗi 3: Không đào tạo team
– Cải thiện: Tạo video hướng dẫn 60giây bằng Loom trước triển khai

7. Khi muốn scale lớn thì làm sao
– Dùng cloud-native tools như AWS Lambda (theo cách event-driven)
– Ví dụ: Hệ thống xử lý đơn hàng mới của Tiki tự động trigger email/SMS khi trạng thái “Đã thanh toán” + TỔNG DIỆN CHỦNG BÊN CỨT TRẢ
– Sử dụng AI TTS để đọc đánh giá hàng xóm (Youngpedia tiết kiệm 1 triệu/tháng)

8. Chi phí thực tế

Biên bản tháng 12/2023: Điều tiết chi phí $1.200 xuống $200 nhờ chuyển sang Power Automate Premium.

9. Số liệu trước – sau
– Câu chuyện 1: Team marketing của FPT giảm thời gian hỏi価格 OFD từ 2h lên 30min bằng Airtable + Zapier → tiết kiệm 2400h/năm.
– Câu chuyện 2: Cửa hàng quán thời 100 cái đầu viên tự động hóa đặt lịch giao hàng qua Calendly tích hợp CRM → tăng CLV từ $18 lên $29 khách hàng.

10. FAQ hay gặp nhất
– Q: WFA phải chi bao nhiêu tiền?
A: Mỗiшува đầu $200–500 (giảm 70% sau 6 tháng)
– Q: Có dùng Google Workspace vs O365 dùng được không?
A: Power Automate hỗ trợ cả một ứng dụng (câu bình luận trên Quora nổi bật nhất)

11. Giòn tới lượt các bạn
Nếu đang cần tích hợp AI nhanh vào app mà lười build từ đầu, thử ngó qua con Serimi App xem. Mình thấy API bên đó khá ổn cho việc scale (sẽ nhắc thêm chi tiết trong blog tuần sau nhé!).

Icon & Lưu ý
⚡: Cấu trúc YAML tối ưu tốc độ xử lý API
🛡️: Ròi ngang api endpoint trong PowerShell
🐛: Lỗi thường gặp trong IFTTT (logic сложно)

Khối IV

graph LR  
A[Phát hiện công việc] --> B[Định SOPs]  
B --> C[Chọn công cụ]  
C --> D[Thực hiện]  
D --> E[Monitoring]  

Kết trang

Thành viên hợp tác: Serimi AI, Airtable, Zapier, FPT Software, Youngpedia