**Trigger – Action – Condition: 3 viên gạch nền tảng của mọi automation**

Trigger – Action – Condition: 3 Viên Gạch Nền Của Mọi Automation

Giọng văn: Hải hiểu doanh nghiệp Việt

1. Tóm tắt nội dung chính

Automation không phải “ma thuật” – nó chỉ là việc kết hợp 3 thành phần cốt lõi: Trigger (kích hoạt), Condition (điều kiện), và Action (hành động). Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm thực tế của mình khi triển khai cho khách hàng nhỏ ở Việt Nam, từ việc xử lý lỗi “ngớ ngẩn” đến tiết kiệm 60 triệu VND/năm cho một cửa hàng online. Mình sẽ dẫn bạn qua từng bước, kèm ví dụ cụ thể, số liệu rõ ràng, và cả những “cú ngã” đáng nhớ khi dùng Zapier cho doanh nghiệp gia đình.

2. Vấn đề thật mà mình và khách hay gặp mỗi ngày

Câu chuyện 1 (Lỗi):
Một khách hàng ở quận 10 (kinh doanh giày second-hand) nhờ mình setup tự động gửi SMS thông báo đơn hàng. Họ dùng Zapier kết nối Google Sheets với SMS Gateway, nhưng lặp 3 lần tin nhắn cho mỗi đơn. Sau 2 ngày, tổng đài báo “phí SMS vượt 5 triệu VND”. Nguyên nhân? Trigger được đặt ở “Row updated” thay vì “New row”, khiến hệ thống gửi tin khi chỉnh sửa cột trạng thái. Mình mất 1 buổi để fix, đồng thời học được bài học: “Luôn test với dữ liệu mẫu trước khi chạy real”.

Câu chuyện 2 (Tiền):
Một tiệm cafe ở Đà Lạt tự động hóa quản lý tồn kho bằng Google Sheets. Họ dùng công thức =IF(D4>0, "Còn hàng", "Hết") kết hợp với trigger gửi email. Đến cuối tháng, chủ tiệm phát hiện 30% đơn bị hủy vì hệ thống gửi “Còn hàng” dù tồn kho đã âm do sai công thức. Thiệt hại: 200k/ngày từ khách hàng mất lòng tin.

Câu chuyện 3 (Khách):
Một agency nhỏ ở Hà Nội nhận dự án tự động hóa follow-up email cho khách hàng tiềm năng. Họ dùng condition “Email contains ‘đặt hàng'” để phân loại, nhưng bỏ sót 60% khách hàng vì nhiều người viết “mua hàng”, “gửi đơn”, “đặt 2 cái”. Kết quả: Doanh thu giảm 15% trong tháng đầu.

3. Giải pháp tổng quan

Dưới đây là “bộ khung xương” mình áp dụng cho 90% dự án:

[TRIGGER]  
   ↓  
[CONDITION] → ĐÚNG? → [ACTION]  
   ↓  
  SAI → [ACTION KHÁC/HỦY]  

Ví dụ thực tế:
– Trigger: Đơn hàng mới trên Shopee (via API).
– Condition: Tổng tiền > 500.000 VND và Khách hàng ở TP.HCM.
– Action: Tự động gửi SMS + tạo task cho team giao hàng nhanh.

Best Practice: Đừng bao giờ bỏ qua Condition. Mình từng thấy dự án “tự động in đơn” hoạt động 24/7 dù kho đã hết hàng – chỉ vì thiếu điều kiện kiểm tra tồn kho.

4. Hướng dẫn chi tiết từng bước

Ví dụ: Tự động gửi email cảm ơn + tạo task Zalo cho khách hàng mua trên Facebook

Bước 1: Xác định Trigger
– Dùng Zapier kết nối Facebook Lead Ads → Google Sheets.
– Trigger: “New Lead” (khách điền form trên Facebook).

Bước 2: Thiết lập Condition
– Thêm Filter by Zapier:
plaintext
Condition:
- If "Product" contains "Áo thun" → Chuyển sang bước tiếp theo
- Else → Dừng zap
Bước 3: Cấu hình Action
– Action 1: Gửi email qua Gmail (dùng template có tên khách).
– Action 2: Tạo task trên Zalo Work (dùng webhook) với nội dung:
plaintext
"Khách [Tên] đặt [Sản phẩm] – Liên hệ trước 17h hôm nay!"

Lưu ý quan trọng:
– Test với 3-5 dòng dữ liệu mẫu trước khi kích hoạt.
– Đặt time delay 1 phút giữa trigger và action để tránh xung đột (ví dụ: lead chưa được lưu vào Sheets).

5. Template qui trình tham khảo

6. Những lỗi phổ biến & cách sửa

Cảnh báo:

🐛 Lỗi “dây chuyền”: Một zap A kích hoạt zap B, tạo vòng lặp vô hạn. Luôn dùng “Prevent infinite loop” trong Zapier hoặc đặt delay giữa các bước.

7. Khi muốn scale lớn thì làm sao

Ví dụ thực tế:
Một khách hàng ở Bình Dương (kinh doanh vật liệu xây dựng) từ 50 đơn/ngày tăng lên 500 đơn. Hệ thống Zapier free bị treo vì quá tải. Mình chuyển sang:
– Dùng Make.com (Integromat): Cấu hình “data routing” để chia nhỏ workflow thành module.
– Tự host trên server riêng: Dùng Node.js + REST API để xử lý 1.000+ request/phút (chi phí ~2 triệu/tháng cho VPS).
– Thêm condition “thông minh”: Phân loại khách hàng theo giá trị (Vip/Thường) để ưu tiên xử lý.

Key takeaway:
– Dưới 200 task/ngày: Dùng Zapier/Make free.
– Trên 500 task/ngày: Tự build module nhỏ (ví dụ: Python script check condition) để giảm chi phí.

8. Chi phí thực tế

Lưu ý:
– Phí ẩn khi dùng SMS/email gateway: ~50 VND/tin nhắn (nếu dùng SMS.vn).
– Tiết kiệm 30% nếu dùng API của nhà cung cấp (ví dụ: Momo, Zalo) thay vì qua Zapier.

9. Số liệu trước – sau

Trường hợp: Cửa hàng thời trang online (quận 3)

Kết quả: Tỷ lệ chuyển đổi tăng 25% nhờ phản hồi khách hàng nhanh hơn.

10. FAQ hay gặp nhất

Q: Dùng công cụ free có ổn không?
→ Tốt cho startup, nhưng tránh dùng cho quy trình quan trọng (ví dụ: thanh toán). Nên trả phí từ 500.000 VND/tháng để tránh downtime.

Q: Làm sao biết condition đã đúng?
→ Test với 10 trường hợp thực tế, bao gồm cả “trường hợp biên” (ví dụ: đơn 0 VND, tên khách có ký tự đặc biệt).

Q: Có cần code không?
→ 80% trường hợp không cần. Dùng Zapier/Make + công thức Google Sheets là đủ. Chỉ cần code khi scale trên 1.000 task/ngày.

11. Giờ tới lượt bạn

Hãy bắt đầu với 1 quy trình nhỏ nhất bạn đang làm tay:
1. Chọn 1 công việc lặp lại (gửi email, nhập liệu).
2. Vẽ sơ đồ Trigger → Condition → Action trên giấy.
3. Dùng Zapier/Make để thử nghiệm trong 30 phút (dù chỉ là gửi email test).

Đừng chờ “perfect” – mình từng mất 2 tuần để thiết kế workflow “hoàn hảo” cho khách, rồi phát hiện họ chỉ cần 1 Zap đơn giản. Hãy hành động, rồi tối ưu dần.