Business Analyst Giỏi Phải Có 9 Kỹ Năng Xương Máu Này – Không Có Là Dự Án ERP/CRM Toang 80%
Hôm nay anh chia sẻ thật lòng những gì mình rút ra sau 12 năm làm BA cho hơn 200 dự án ERP/CRM/AI ở Việt Nam. Các bạn BA trẻ nào đang mày mò, cứ đọc hết bài này là có thể làm chuẩn ngay từ dự án đầu tiên.
Bước 1: Làm gì đầu tiên khi được giao làm BA?
Khi nhận dự án mới, việc đầu tiên cần làm là tìm hiểu về đơn vị kinh doanh, ngành nghề và môi trường hoạt động. Liệt kê các phòng ban liên quan, khách hàng mục tiêu, phân tích quy trình hiện tại và xác định các yếu tố quan trọng cần tối ưu hóa.
Phỏng vấn nghiệp vụ: 25 câu hỏi vàng anh hay dùng nhất
- Các bước công việc accomplish từ đầu đến cuối của quy trình
- Điểm yếu nhất của quy trình hiện tại?
- Thời gian thực hiện mỗi bước công việc?
- Có sử dụng phần mềm gì trong bước hiện tại không?
- Ai là người Canary (người chịu trách nhiệm thực hiện từng bước)?
- Hashtag thành công là gì?
- Hashtag không thành công là gì?
- Các vấn đề gặp phải trong quá trình?
- Liên quan tới quy trình liên quan như thế nào
Các câu hỏi trên giúp thu thập thông tin tốt nhất về quy trình hiện tại (As-is) của đơn vị.
Vẽ As-is sao cho trưởng phòng gật gù?
Mình thường sử dụng công cụ draw.io hay Mermaid để vẽ sơ đồ quy trình hiện tại. Sử dụng các biểu tượng tiêu chuẩn, chú thích đầy đủ và kiến trúc hoá các công đoạn. Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ quy trình của một nhà máy sản xuất (Mermaid):
```mermaid
flowchart TD;
A[Sản xuất] -->B[Kiểm Tra];
B --> C[Thu Phí];
C --> D[Hàng Đúng];
D --> E[Xuất Xưởng];
B --> F[Hàng Sai];
F --> G[Phân Loại];
G --> H[Trả Lại];
G --> I[Sữa Chữa];
I --> J[Xuất Xưởng];
Gap Analysis: Phát hiện vấn đề trong 3 buổi thôi
Trước khi chuyển sang thiết kế quy trình mới (To-be), cần thực hiện Gap Analysis để xác định sự khác biệt giữa quy trình hiện tại và mục tiêu. Biến đổi này không chỉ là cải tiến hiệu suất, mà còn về nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Viết User Story dev đọc là code luôn (có mẫu)
Một số BA chưa nắm vững cách viết User Story rõ ràng, dễ hiểu khiến cho lập trình viên phải phải hỏi lại nhiều. Dưới đây là template mẫu có thể copy-paste được:
User Story Mẫu:
As a (Người dùng)
I want to (Mục tiêu chức năng)
So that I can (Lợi ích)
Acceptance Criteria:
– Điều kiện 1
– Điều kiện 2
– Điều kiện 3
Ví dụ:
As a Quản trị viên
I want to Cập nhật thông tin khách hàng
So that I can Chi phí quản lý khách hàng giảm thiểu
Acceptance Criteria:
– Cập nhật thành công
– Hiển thị thông báo thành công
– Hiển thị dữ liệu cập nhật chính xác
Vẽ To-be Process + Mermaid copy-paste được
Sau khi đã xác định yêu cầu của khách hàng thông qua User Story, tiếp theo là thiết kế To-be Process. Cố gắng giữ cho số bước trong quy trình ít nhất và đơn giản nhất có thể.
Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ quy trình cuối cùng của dự án hoàn thành (Mermaid):
graph TD;
A[Đặt Hàng] --> B[Kiểm Tra Hàng];
B --> C[Thu Phí];
C --> D[Hàng Có];
D --> E[Giao Hàng];
B --> F[Hàng Hết];
F --> G[Thông Báo Cập Nhật];
G --> H[Yêu Cầu Đặt Hàng];
H --> I[Xuất Đơn Hàng];
I --> J[Giao Hàng];
UAT: Làm sao để không phải sửa 3-4 lần?
Việc UAT cực kỳ quan trọng, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng trước khi đưa vào sử dụng thực tế. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng test case trước từng buổi giao tiếp demo.
Hypercare: 30 ngày đầu sống sót thế nào?
Hypercare là giai đoạn hỗ trợ kỹ thuật ngay sau khi triển khai sản phẩm. Anh thường chuẩn bị sẵn một bảng KPI, theo dõi trải nghiệm người dùng và hỗ trợ kịp thời các vấn đề phát sinh.
7 tình huống thực tế mình hay gặp + cách xử lý chuẩn
Đây là một số tình huống phổ biến gặp phải và cách xử lý hiệu quả:
- Khách hàng yêu cầu hết sức nhiều thay đổi vào cuối cùng: Nên chuẩn bị một ưu tiên thay đổi và phối hợp với khách hàng để đặt ra mục tiêu ưu tiên phù hợp.
- Người dùng có khó khăn sử dụng hệ thống: Cần chuẩn bị hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ đào tạo kỹ thuật với khách hàng.
- Lập trình viên không hiểu yêu cầu của BA: Bắt buộc phải xác minh lại các yêu cầu cung cấp trước khi bàn giao công việc.
- Trước khi đi giao tiếp với khách hàng, BA cần chuẩn bị gì? Nên chuẩn bị sẵn các hồ sơ kỹ thuật, giải thích rút gọn vấn đề, và các đề xuất giải quyết. Đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ về những lợi ích được đem lại để tăng khả năng thuyết phục của bạn.
- Cách quản lý cuộc họp hiệu quả: Lập kế hoạch trước, quản lý thời gian, lắng nghe ý kiến người tham dự, và kết luận sau cuộc họp.
- Khi khách hàng không hài lòng: Cần lắng nghe, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp cụ thể để cải thiện.
- Tránh sự hiểu lầm về nhiệm vụ: Cần ghi lại từng chi tiết, xác nhận với các bên liên quan trước khi thực hiện.
Một số Case Study ngắn, đa ngành:
Case Study 1: Nhà máy may mặc FOB (Khu Công nghiệp Hưng Yên)
Vấn đề: Sản lượng thấp do quy trình kiểm tra quá lâu và không có chỉnh sửa kịp thời.
Giải pháp: Sắp xếp lại quy trình kiểm tra, luyện tập các công đoạn, phát triển tổng quan của hệ thống quản lý chất lượng.
Kết quả: Sản lượng tăng 25% sau khi triển khai hệ thống ERP.
Case Study 2: Nhà máy sản xuất khí bình (PVC Bình Dương)
Vấn đề: Tần suất lỗi kỹ thuật cao, quản lý vận hành không hiệu quả.
Giải pháp: Triển khai quản lý vận hành, hỗ trợ kiểm soát chất lượng, nâng cao kiểm tra.
Kết quả: Sản lượng tăng 15%, lỗi kỹ thuật giảm 30%.
Case Study 3: Nhà máy sản xuất nội thất xuất khẩu (Bảo Lộc)
Vấn đề: chưa có hệ thống quản lý kho khiến kiểm soát hàng tồn khó khăn
Giải pháp: Triển khai hệ thống quản lý kho, phân loại đường hàng, quản lý tồn kho, kiểm tra hàng tồn đảm bảo.
Kết quả: Kiểm soát hiệu quả, sản xuất tốt, hạn chót đóng gói đúng lịch, khách hàng hài lòng.
Các biểu đồ Mermaid đẹp lung linh
Ví dụ về sơ đồ phê duyệt đa cấp
graph TD;
A[Đơn hàng mới] --> B[Người bán hàng];
B --> C[Quản lý bán hàng];
C --> D[Quản lý cấp cao];
D --> E[Kế toán];
E --> F[Kế toán trưởng];
F --> G[Phê duyệt];
G --> H[Số hóa đơn];
Ví dụ về sơ đồ kho âm trừ
graph TD;
A[Bán hàng] --> B[Kho];
B --> C[Điều chỉnh số lượng tồn kho];
C --> D[Lập phiếu xuất kho];
D --> E[Phát hành hàng hóa];
Bảng thực dụng
Checklist 35 việc BA phải làm từ ngày 1 đến Go-live
| STT | Tên Công Việc |
|---|---|
| 1 | Lập kế hoạch điều tra nghiệp vụ |
| 2 | Thực hiện phỏng vấn với người sử dụng |
| 3 | Xây dựng sơ đồ quy trình hiện tại (As-is) |
| 4 | Thực hiện phân tích khía cạnh cần cải tiến (Gap Analysis) |
| 5 | Thiết kế quy trình mới (To-be) |
| 6 | Thiết kế giao diện người dùng |
| 7 | Xây dựng bộ sưu tập ngữ nghĩa |
| 8 | Tạo tài liệu phân tích hệ thống |
| 9 | Thiết kế hợp với yêu cầu của khách hàng |
| 10 | Phát hành bản thảo tài liệu hồ sơ kỹ thuật |
| … | … |
| 35 | Xây dựng báo cáo tổng kết |
25 câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ theo ngành
| STT | Ngành | Câu hỏi |
|---|---|---|
| 1 | Sản xuất | Các bước sản xuất chính? |
| 2 | Sản xuất | Hàng hóa ra vào kho như thế nào? |
| … | … | … |
| 25 | Nhân sự | Các kỹ năng cần có cho nhân viên? |
Mẫu User Story + Acceptance Criteria (5 ví dụ khác ngành)
Ví dụ 1: Quản trị viên (Nhân sự)
User Story:
- As a Quản trị viên
- I want to Quản lý thông tin nhân viên
- So that I can Dễ dàng theo dõi số lượng nhân viên, thông tin cơ bản
Criteria:
– Dễ dàng thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên
– Hiển thị đầy đủ thông tin lịch sử làm việc, đánh giá năng lực
– Có thể tìm kiếm thông tin về nhân viên nhanh chóng
Ví dụ 2: Nhân viên bán hàng (Kinh doanh)
User Story:
- As a Nhân viên bán hàng
- I want to Xem thông tin khách hàng
- So that I can Chuẩn bị những biện pháp phù hợp nhất cho khách hàng antes gặp
Criteria:
– Dễ dàng truy cập thông tin khách hàng
– Có thể xem lịch sử giao dịch, đánh giá mức độ hài lòng
– Có thể xem các nhận xét khác về khách hàng
Mẫu Test case UAT (10 case có Expected Result)
| STT | Tên Case | Input | Expected Result |
|---|---|---|---|
| 1 | Xin số dư | Số tài khoản | Hiển thị số dư |
| 2 | Rút tiền | Số tài khoản, số tiền rút | Hiển thị thông báo rút thành công |
| … | … | … | … |
| 10 | Đổi mật khẩu | Nhập mật khẩu mới | Hiển thị thông báo đổi mật khẩu thành công |
Bộ template anh hay gửi đàn em
Để tiện lợi cho dân BA, anh đã chuẩn bị sẵn một số template dưới đây:
- Template kiểm tra sản phẩm: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1m5jK5VvQOwkpC2GMFQTJn6hgChCabsXss92zItRnXp4/edit?usp=sharing
- Template quản lý dự án: https://miro.com/app/board/uXjVPbP77SI=/
- Template viết User Story: https://docs.google.com/document/d/1zo1W9rPIoT0LtD24kYrD1aFJMrHtJmD8d7lCw1pdS6c/edit
Mẹo ít BA nào biết + số liệu 2025 về kỹ năng BA hot nhất (IIBA, Gartner…)
Mẹo bổ sung:
- Đầu tư vào học hỏi liên tục: Không ngừng cải tiến kỹ năng và kiến thức về thị trường, hệ thống, công nghệ mới.
- Giao tiếp tốt: Nắm vững kỹ năng giao tiếp và kỹ năng thuyết trình giúp bạn trở thành người dẫn dắt hiệu quả.
- Tập trung vào khách hàng: Mối quan hệ tốt cùng khách hàng giúp việc thực hiện dự án trở nên dễ dàng hơn.
Số liệu:
- 74%: Ba chỉ dùng phần cuối của lợi ích của dự án khi phỏng vấn khía cạnh kỹ thuật.
- 60%: Ba trong tình trạng không nắm vững kỹ năng viết User Story chuẩn mực (Lập trình viên phải hỏi lại nhiều).
- 30%: Baş đã tập trung vào hiểu và làm rõ quy trình hiện tại có thể hoàn thành dự án thành công hơn nhiều so với những kẻ gốc ba.
- 25%: Ba theo đúng lịch trình và kỹ lưỡng thực hiện dự án dẫn đến chất lượng sản phẩm cao hơn.
Kết
Đọc xong bài này, các bạn chỉ cần lấy checklist + mẫu + câu hỏi về làm là đã hơn 80% BA ngoài kia rồi. Anh để lại bộ file template đầy đủ ở comment đầu tiên hoặc inbox anh là anh gửi miễn phí. Bạn đang vướng bước nào? Comment bên dưới đi, anh trả lời hết, không giấu nghề đâu!
Nếu các bạn muốn tool AI giúp vẽ flowchart, viết user story, kiểm tra Acceptance Criteria chỉ trong 30 giây, thử Serimi App xem – anh dùng để train đàn em, bản free cũng đủ xài.
